RÉSEAU ART ACTUEL

Offres d'emploi

Chargé(e) de l'accueil et de l'administration / L’Artothèque

1er décembre 2017

Montréal (Québec)

CHARGÉ(E) DE L’ACCUEIL ET DE L’ADMINISTRATION

Dédiée aux arts visuels depuis 1995, L’Artothèque fonctionne selon le principe d’une bibliothèque d’art en offrant aux particuliers, corporations et institutions la possibilité de louer des œuvres originales à des prix très abordables. L’Artothèque propose également des expositions d’artistes québécois dans un espace dédié. Par ses activités, l’Artothèque donne au grand public un accès privilégié à des œuvres d’art et contribue à mieux faire connaître les artistes québécois. L’Artothèque est membre de la Fondation des arts et métiers d’art du Québec (FAMAQ).

Responsabilités :

Relevant de la direction, la personne titulaire du poste aura pour mandat d’accueillir les artistes et visiteurs ainsi que d’offrir le soutien administratif général. Elle effectuera le service à la clientèle, sera responsable de la mise à jour de la base de données et participera aux opérations comptables Elle assurera également l’approvisionnement de fournitures de bureau.

Mandats précis :

Soutien administratif :

Accueillir et orienter les visiteurs (clients, artistes et autres) selon leur besoin
Effectuer les transactions de ventes et de location, et les encaissements y étant associés (argent, chèques, numéro de carte de crédit)
Assurer la mise à jour et le classement de tous les documents incluant les contrats clients, contrats artistes, évaluations d’œuvres, factures, etc.
Gérer l’inventaire physique des œuvres
Assurer l’entrée des données et des codifications d’œuvres dans le système d’information Koha
Préparer mensuellement les rapports portant sur les résultats du mois incluant le nombre de visiteurs, de clients, de locations,de ventes, etc.
Faire les suivis et relances auprès des clients dont la location arrive à échéance et ceux dont les comptes sont en souffrance
Administrer la petite caisse
Être la personne ressource pour la réception des appels, le courrier, l’approvisionnement de fournitures de bureau

Opérations comptables :

Saisir les transactions courantes dans le système comptable
Traiter les factures des fournisseurs, effectuer les paiements et conciliations
Calculer et préparer tous les documents associés aux paies des employés
Calculer et préparer tous les documents associés aux quotes-parts des artistes
Effectuer toutes les déductions de paie à la source et assurer la remise aux divers paliers de gouvernement
Effectuer les dépôts bancaires, et poster les comptes gouvernementaux (TPS TVQ DAS) au besoin
Rencontrer les fins de mois et assurer la conciliation bancaire
Balancer les chèques en circulation et les cartes de crédit et les cartes-cadeaux
Préparer mensuellement le bilan et l’état des résultats
En fin d’année fermer les livres, préparer et balancer tous les documents comptables et préparer tous les documents pour la vérification
Répondre aux différentes demandes d’information dont la sortie de documents ou la préparation d’information requise pour l’analyse de certains comptes, la préparation de budget, la reddition de comptes ou autres

Qualifications recherchées :

DEC en comptabilité ou équivalent
Expérience minimale de 3 ans en administration ou comptabilité.
Excellente maîtrise de l’environnement Windows et de la Suite Office
Maîtrise du logiciel Simple Comptable
Connaissance d’un progiciel de bibliothéconomie, un atout
Excellente maîtrise du français écrit et connaissance de l’anglais
Connaissance du milieu des arts visuels, un atout
Orienté vers le service à la clientèle
Être autonome, minutieux et posséder un bon sens de l’organisation
Bonne capacité à travailler en équipe

Conditions de l’emploi :

-    Emploi à temps plein (30 h semaine)
-    Date d’entrée en fonction : le plus tôt possible
-    Date limite : 1er décembre
Le candidat devra être admissible au programme de subvention salariale d’Emploi-Québec.

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre d’intention par courrier électronique à :

secretariat@artotheque.ca



Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seuls ceux retenus pour une entrevue seront contactés.

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